Gestione Documentazione ed Archiviazione Elettronica

 

ATLANTE BRM è lo strumento ideale per gestire, centralizzare, condividere ed archiviare documenti elettronici e cartacei.

 

Il problema di tutte le aziende è quello di gestire sempre più informazioni di natura diversa e se non si dispone di uno strumento adeguato per la loro gestione, il loro reperimento risulta difficile se non impossibile. ATLANTE BRM diventa un aiuto molto utile per riuscire a creare importanti automatismi per la generazione e l’archiviazione elettronica della documentazione aziendale. E’ possibile creare un archivio di modelli di documentazione con variabili che fanno riferimento a dati gestiti da BRM o esterni: in questa maniera si ottengono documenti precompilati esenti da eventuali errori di digitazione e sempre aggiornati all’ultima versione.
La sicurezza delle informazioni è un altro tema completamente gestito dalla soluzione che permette la definizione di permessi per la visualizzazione, modifica, cancellazione ed assegnati per utente, gruppo o ruolo.

 

Gestione documentazione ed Autoarchiviazione Elettronica

 

Gestisce e condivide documentazione con allegati per commessa ed anagrafica.
L’archiviazione elettronica del cartaceo, sfruttando il codice a barre e l’introduttore automatico, evita tutte le noiose fasi di scansione manuali. Apponendo al cartaceo un’etichetta con codice a barre, il sistema è in grado di autoarchiviarla applicando anche regole di archiviazione personalizzate. E’ prevista anche l’archiviazione manuale eseguibile direttamente da parte dell’utente. 

 

La modulistica è sempre aggiornata all’ultima revisione

Con questa soluzione si risolvono anche tutti i problemi di distribuzione della modulistica facendo utilizzare al personale interno/esterno sempre l’ultimo modello aggiornato.
Grazie alla versione web anche chi si trova fuori sede, oltre alle altre funzionalità per l’organizzazione del lavoro (posta, calendari ed agenda degli impegni), può gestire tutta la documentazione, sempre nel rispetto dei permessi definiti.

 

 

Funzioni principali

• Gestione completa di tutta la documentazione con testi e grafica come ad esempio Newsletter, comunicazioni, fax, brochure, schede di presentazione aziendale, schede tecniche.
• Permette di gestire immagini all’interno del documento importabili anche da siti web esterni o da formati html in genere.
• Consente di inserire allegati di vari formati (word, excel, power point, access, disegni, immagini, progetti Autocad, ecc.).
• Gestione delle revisioni della documentazione.
• Checkin e checkout.
• Gestione della documentazione per progetto, commessa, pratica della documentazione, fornitore, cliente, cartelle, ecc
• Oltre alla possibilità di collegare un file o cartella esterni al programma, i documenti compresi i loro allegati possono essere salvati e centralizzati: è di fatto la fine di migliaia di documenti abitualmente distribuiti sui vari pc e quindi difficilmente rintracciabili e spesso non soggetti a backups.
• Utilizzo di modelli di documentazione con variabili (Mail merge) utili per l’invio multiplo di mail, fax ed sms con possibilità di storicizzarne l’invio per anagrafica/contatto.
• Accesso da remoto via internet tramite interfaccia web.

Documentazione:

• Gestione documentazione ed archiviazione elettronica.pdf